AI & Compliance at Vinart Solutions

NEDERLANDS

1. Toepassingsgebied

Deze AI & Compliance Policy is van toepassing op alle AI- en automatiseringsdiensten die Vinart Solutions levert, waaronder:

  • Chatbots en virtuele assistenten (Voiceflow, OpenAI, andere LLM-providers).
  • Automatiseringen via platforms zoals Make.com en Supabase.
  • Websites en klantportalen die gebruikmaken van AI-ondersteuning of dataverwerking.

2. Compliance met de EU AI Act

  • Vinart Solutions volgt actief de Europese AI Verordening (EU AI Act) en past haar diensten hierop aan.
  • Onze oplossingen vallen onder de categorie "limited risk" (beperkt risico).
  • Dit betekent dat wij transparantieverplichtingen hebben, maar niet de strenge verplichtingen die gelden voor hoog-risico AI-toepassingen (zoals kredietscoring, recruitment of biometrische identificatie).
  • Wij gebruiken geen verboden AI-toepassingen, zoals misleidende AI, subliminale manipulatie of sociaal kredietscoren.
  • Wij houden wijzigingen in de AI Act bij en passen ons beleid hierop aan zodra nieuwe verplichtingen ingaan (verwachte implementatie: 2026–2027).

3. Wat onze systemen wél doen

Onze oplossingen zijn ontworpen om bedrijven efficiënter te laten werken en klantinteracties te verbeteren. Concreet:

  • Antwoorden op veelgestelde vragen via chatbots.
  • Vastleggen van leads en contactgegevens (uitsluitend met toestemming).
  • Plannen van afspraken en terugbelmomenten.
  • Ondersteunen en versnellen van communicatieprocessen.

4. Wat onze systemen níet doen

Wij bieden nadrukkelijk géén toepassingen die een hoog risico vormen onder de AI Act. Dat betekent:

  • Geen geautomatiseerde besluitvorming met juridische of financiële gevolgen.
  • Geen profiling of geavanceerde gedragsanalyse zonder expliciete toestemming.
  • Geen verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens, religie of etniciteit) tenzij dit wettelijk is toegestaan en expliciet overeengekomen.

5. Privacy & gegevensbescherming

  • Wij waarborgen dat alle AI-diensten voldoen aan de AVG (GDPR) en de ePrivacy-richtlijn.
  • Gebruikers worden altijd geïnformeerd wanneer zij met een AI-systeem communiceren.
  • Wij verwerken alleen persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de afgesproken doeleinden.
  • Gegevens worden niet gedeeld of verkocht aan derden zonder wettelijke grondslag of toestemming.
  • Klanten behouden de controle over welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen.
  • Voor iedere verwerking met derden sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA).
  • Wij hanteren bewaartermijnen conform de privacyverklaring.

6. Technologiepartners & verantwoordelijkheid

  • Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde technologiepartners, waaronder Voiceflow, Make.com, Supabase en OpenAI.
  • Deze partijen zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van hun eigen wettelijke verplichtingen, waaronder beveiliging en compliance.
  • Vinart Solutions kan niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten, storingen of datalekken die voortkomen uit het handelen of nalaten van deze partijen.
  • Onze verantwoordelijkheid beperkt zich tot het zorgvuldig selecteren en configureren van deze technologieën binnen het kader van de overeengekomen dienstverlening.

7. Toezicht, updates & naleving

  • Wij monitoren continu de ontwikkelingen rond AI-regelgeving in de EU en passen ons beleid en onze dienstverlening hierop aan.
  • Interne processen worden regelmatig geëvalueerd om naleving van wet- en regelgeving te borgen.
  • Eventuele incidenten of datalekken worden afgehandeld volgens de meldplicht datalekken (AVG).

8. Contactpunt voor vragen

Voor vragen of verzoeken over ons AI & Compliance beleid kun je contact opnemen met:

Vinart Solutions
E-mail: info@vinartsolutions.com

ENGLISH

1. Scope

This AI & Compliance Policy applies to all AI and automation services provided by Vinart Solutions, including:

  • Chatbots and virtual assistants (Voiceflow, OpenAI, other LLM providers).
  • Automations via platforms such as Make.com and Supabase.
  • Websites and client portals that use AI support or data processing.

2. Compliance with the EU AI Act

  • Vinart Solutions actively monitors the European AI Act and adapts its services accordingly.
  • Our solutions fall under the category of "limited risk".
  • This means we comply with transparency obligations, but not the stricter obligations that apply to high-risk AI (such as credit scoring, recruitment, or biometric identification).
  • We do not use prohibited AI practices such as manipulative AI, subliminal techniques, or social scoring.
  • We will update this policy as new obligations under the AI Act become applicable (expected implementation: 2026–2027).

3. What our systems do

Our solutions are designed to help businesses operate more efficiently and improve customer interactions. Specifically:

  • Answer FAQs via chatbots.
  • Collect leads and contact details (with consent).
  • Schedule appointments and callbacks.
  • Support and accelerate communication processes.

4. What our systems do not do

We explicitly do not provide applications considered high-risk under the AI Act. That means:

  • No automated decision-making with legal or financial consequences.
  • No profiling or advanced behavioral analysis without explicit consent.
  • No processing of sensitive personal data (such as medical data, religion or ethnicity) unless legally permitted and explicitly agreed.

5. Privacy & data protection

  • We ensure that all AI services comply with the GDPR and the ePrivacy Directive.
  • Users are always informed when they interact with an AI system.
  • We only process personal data strictly necessary for the agreed purposes.
  • Data is never shared or sold to third parties without a legal basis or consent.
  • Clients remain in control of what data is collected and how it is stored.
  • For all processing with third parties, we conclude a Data Processing Agreement (DPA).
  • Retention periods follow our privacy policy.

6. Technology partners & responsibility

  • We work with carefully selected technology partners, including Voiceflow, Make.com, Supabase and OpenAI.
  • These parties are independently responsible for complying with their own legal obligations, including security and compliance.
  • Vinart Solutions cannot be held liable for errors, outages or data breaches arising from the actions or omissions of these parties.
  • Our responsibility is limited to the careful selection and configuration of these technologies within the scope of the agreed services.

7. Oversight, updates & compliance

  • We continuously monitor developments in EU AI regulation and adapt our policy and services accordingly.
  • Internal processes are regularly reviewed to ensure compliance with laws and regulations.
  • Any incidents or data breaches are handled in accordance with the GDPR data breach notification requirements.

8. Contact point

For questions or requests regarding our AI & Compliance policy, please contact:

Vinart Solutions
E-mail: info@vinartsolutions.com