Privacybeleid

ENGLISH

1. Controller

Vinart Solutions is responsible for the processing of your personal data as described in this privacy policy.

2. Data we process

We only process data necessary to provide our services, including:

  • Contact details (name, email address, phone number).
  • Chatbot interactions (content of your messages, preferences, selected options).
  • Website usage (IP address, browser information, cookies, analytics).
  • Business information (company name, position, if provided by you).

3. Purposes and legal basis

We use your data to:

  • Respond to inquiries.
  • Deliver and improve our AI chatbot services.
  • Execute customer agreements.
  • Analyze website usage.
  • Comply with legal obligations (e.g. tax requirements).

The legal bases are performance of a contract, legal obligation, legitimate interest, and — where required — your consent.

4. Retention periods

  • Contact and customer data: up to 2 years after last interaction.
  • Invoice and administrative data: 7 years (tax requirement).
  • Chat and analytics data: up to 12 months.

5. Sharing with third parties

We use carefully selected third-party service providers to deliver our services, including:

  • Voiceflow (chatbots)
  • Make.com (workflow automation)
  • n8n (workflow automation and integrations)
  • Supabase (data storage)
  • Vapi AI (voice AI assistants)
  • OpenAI and other LLM providers (only with explicit client permission)

These parties act as processors under our instructions, and we have signed Data Processing Agreements (DPAs) with them. Some of these providers may be located outside the EU/EEA, in which case safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses are applied.

6. Data outside the EU

If data is stored outside the European Economic Area (EEA), we ensure safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses.

7. Security

We take appropriate technical and organizational measures to protect your data against loss, misuse, unauthorized access or disclosure.

8. Your rights

You have the right to access, correct or delete your data, to restrict or object to processing, and to request data portability.

Requests can be sent to info@vinartsolutions.com. We will respond within 30 days.

NEDERLANDS

1. Wie is verantwoordelijk?

Vinart Solutions is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, waaronder:

  • Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) via formulieren.
  • Chatbotinteracties (inhoud van je berichten, voorkeuren, gekozen opties).
  • Websitegebruik (IP-adres, browserinformatie, cookies, analytics).
  • Zakelijke gegevens (bedrijfsnaam, functie, indien door jou verstrekt).

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van contactverzoeken.
  • Het leveren en verbeteren van onze AI-chatbotdiensten.
  • Het uitvoeren van klantovereenkomsten.
  • Het analyseren van websitegebruik (statistieken, gebruiksvriendelijkheid).
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht).

De grondslagen zijn: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en — waar vereist — jouw toestemming.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

  • Contact- en klantgegevens: tot 2 jaar na laatste contact.
  • Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale verplichting).
  • Chat- en analytische gegevens: maximaal 12 maanden.

5. Delen met derden

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor de uitvoering van onze diensten, waaronder:

  • Voiceflow (chatbots)
  • Make.com (workflow-automatisering)
  • n8n (workflow-automatisering en integraties)
  • Supabase (dataopslag)
  • Vapi AI (voice AI-assistenten)
  • OpenAI en andere LLM-providers (alleen met expliciete toestemming van de klant)

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en conform gesloten verwerkersovereenkomsten (Data Processing Agreements, DPA's). Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de EU/EER; in dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de EU Standard Contractual Clauses.

6. Gegevens buiten de EU

Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden opgeslagen (bijvoorbeeld via cloudproviders), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de EU Standard Contractual Clauses.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op:

  • Inzage, correctie of verwijdering van je gegevens.
  • Beperking of bezwaar tegen verwerking.
  • Overdraagbaarheid van gegevens.

Verzoeken kun je sturen naar info@vinartsolutions.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

🍪 Wij gebruiken cookies om je ervaring te verbeteren

Wij gebruiken cookies om websiteverkeer te analyseren, inhoud te personaliseren en social media functies aan te bieden. Je kunt je voorkeuren beheren of alle cookies accepteren.